Hedelmät työpaikalle on helppo idea, mutta pysyvän käytännön rakentaminen vaatii hieman suunnittelua. Ilman selkeää rakennetta hedelmätilaus jää usein kertaluontoiseksi kokeiluksi eikä muodostu osaksi toimiston arkea. Tässä oppaassa käymme läpi konkreettiset askeleet, joilla teet hedelmätoimituksesta sujuvan ja toistuvan osan henkilöstön työhyvinvointia.
Olitpa HR-vastaava, toimistoassistentti tai henkilöstöpäällikkö, nämä ohjeet auttavat sinua käynnistämään toimivan käytännön nopeasti. Tilaa hedelmätoimitus jo tällä viikolla ja aloita konkreettisesti.
Valitse toimitustiheys ja hedelmälajitelma
Aloita määrittämällä, kuinka usein hedelmät tarvitaan ja millainen valikoima sopii teidän henkilöstöllenne. Toimitustiheys vaikuttaa suoraan siihen, pysyvätkö hedelmät tuoreina ja riittävätkö ne kaikille. Liian harva toimitus tarkoittaa, että hedelmät loppuvat kesken viikon. Liian tiheä toimitus taas voi johtaa ylijäämään ja hävikkiin.
Mieti ensin muutama peruskysymys ennen tilauksen tekemistä:
- Kuinka monta henkilöä toimistolla käy viikoittain?
- Kuinka moni syö hedelmiä säännöllisesti välipaloina?
- Onko tiimissänne allergikoita tai erityisruokavalioita, jotka vaikuttavat lajitelmaan?
- Haluatteko pelkästään hedelmiä vai myös pähkinöitä?
Suositeltu lähtökohta on viikoittainen toimitus, joka pitää valikoiman tuoreena ja käytännön säännöllisenä. Pienemmille tiimeille kaksi kertaa kuukaudessa voi riittää. Valitse lajitelma, jossa on sekä tuttuja perusvaihtoehtoja, kuten omenat ja banaanit, että kauden parhaita hedelmiä vaihtelun vuoksi. Näin pidät henkilöstön kiinnostuksen yllä pitkällä tähtäimellä.
Tee hedelmätilauksesta osa toimiston rutiinia
Pelkkä tilauksen tekeminen ei riitä. Hedelmätoimituksen on istuttava luontevasti toimiston päivärytmiin, jotta se todella hyödyttää henkilöstöä. Tämä tarkoittaa selkeää paikkaa, selkeää vastuuhenkilöä ja pieniä käytännön sopimuksia.
- Nimeä vastuuhenkilö: Sovi, kuka ottaa toimituksen vastaan, purkaa sen ja laittaa hedelmät esille. Tämä voi olla toimistoassistentti, vuorotteleva tiimin jäsen tai kiinteä vapaaehtoinen.
- Valitse kiinteä paikka: Sijoita hedelmät näkyvälle paikalle, kuten keittiön tiskille tai kahvihuoneen pöydälle. Mitä helpommin hedelmät ovat saatavilla, sitä useammin henkilöstö ottaa niitä.
- Sovi toimituspäivä: Valitse päivä, jolloin toimistolla on eniten väkeä. Maanantai tai tiistai toimii usein hyvin, koska se käynnistää viikon positiivisesti.
- Tiedota henkilöstölle: Kerro tiimille, että toimitus on alkanut. Lyhyt viesti sisäisessä kanavassa tai sähköpostissa riittää.
Kun nämä neljä asiaa ovat kunnossa, hedelmätoimitus alkaa tuntua itsestäänselvältä osalta toimistoa eikä vaadi enää aktiivista muistamista. Tarkista ensimmäisten viikkojen jälkeen, riittävätkö hedelmät kaikille vai pitääkö tilausmäärää säätää.
Laajenna palvelu etätyöntekijöille
Etätyöntekijät jäävät helposti toimistoetujen ulkopuolelle, ja se voi luoda epätasa-arvon tunnetta tiimissä. Hyvä uutinen on, että hedelmätoimitus on mahdollista ulottaa myös kotitoimistoille. Tämä on konkreettinen tapa osoittaa, että välität koko henkilöstöstä riippumatta siitä, missä he työskentelevät.
Laajentaminen onnistuu käytännössä näin:
- Kartoita kiinnostus: Kysy etätyöntekijöiltä lyhyellä kyselyllä tai pikaviestikyselyllä, haluaisivatko he hedelmätoimituksen kotiin.
- Kerää toimitusosoitteet: Pyydä halukkaita ilmoittamaan kotiosoitteensa. Muistuta, että osoite on vain toimituskäyttöä varten.
- Sovi toimitusmalli: Päätä, toimitetaanko kotiin viikoittain vai esimerkiksi kerran kuukaudessa. Voit myös tarjota etätyöntekijöille kertaluontoisen toimituksen kokeiluna ennen jatkuvaa sopimusta.
Kotitoimitusten lisääminen ei vaadi monimutkaista logistiikkaa. Toimitukset voidaan järjestää suoraan yksittäisiin osoitteisiin eri puolille Suomea, joten etätyöntekijän sijainti ei ole este. Kun olet laajentanut palvelun etätiimille, tiedota asiasta avoimesti koko organisaatiolle. Se viestii, että henkilöstöeduista pidetään huolta tasapuolisesti.
Mittaa vaikutus ja pidä käytäntö hengissä
Pysyvä käytäntö tarvitsee säännöllistä tarkistusta pysyäkseen toimivana. Kun hedelmätoimitus on pyörinyt muutaman kuukauden, on hyvä hetki arvioida, miten se on otettu vastaan ja mitä mahdollisesti kannattaisi muuttaa.
Seuraa näitä asioita säännöllisesti:
- Kulutus: Loppuvatko hedelmät ennen seuraavaa toimitusta vai jääkö niitä yli? Säädä tilausmäärää sen mukaan.
- Palaute: Kysy henkilöstöltä lyhyesti, ovatko he tyytyväisiä valikoimaan. Pienikin muutos, kuten uuden hedelmälajin lisääminen, voi piristää arkea.
- Osallistuminen: Käyttävätkö etätyöntekijät palvelua? Jos eivät, selvitä miksi ja tee tarvittavat muutokset.
Käytännön pitäminen hengissä ei vaadi suurta vaivaa, kun perusrakenne on kunnossa. Tee nopea tarkistus neljännesvuosittain ja päivitä tilaus tarvittaessa. Jos henkilöstömäärä kasvaa tai etätyöntekijöiden osuus muuttuu, tarkista myös toimitusmäärät ja -osoitteet samalla.
Hedelmät työpaikalle on yksi niistä harvoista henkilöstöeduista, joka näkyy konkreettisesti joka viikko. Se on näkyvä ele, joka kertoo, että välität henkilöstön arjesta. Me Fruitboxilla olemme toimittaneet hedelmiä suomalaisille työpaikoille vuodesta 1994 lähtien, ja olemme ainoa toimija, joka kattaa koko Suomen. Tilaukset ovat joustavia, joko jatkuvia tai määräaikaisia, ja toimitus tapahtuu sovittuna päivänä suoraan ovellenne. Tee hedelmätilaus tänään ja tee työhyvinvoinnista pysyvä osa teidän toimistoanne.