Hedelmien tilaaminen työpaikalle on yksinkertaista, kun tiedät, mistä aloittaa. Tämä opas käy läpi koko prosessin ensitilauksesta toimituksen vastaanottamiseen, jotta saat henkilöstöllesi tuoreet hedelmät mahdollisimman vaivattomasti.
Oletpa sitten HR-vastaava, toimistoassistentti tai henkilöstöpäällikkö, löydät tästä oppaasta selkeät ohjeet jokaiseen vaiheeseen. Tee ensimmäinen hedelmätilaus jo tänään ja tuo konkreettinen työhyvinvointilisä koko tiimillesi.
Mitä tarvitset ennen tilausta
Ennen kuin avaat tilauslomakkeen, kannattaa kerätä muutama perustieto valmiiksi. Näin tilauksen tekeminen sujuu nopeasti eikä prosessi pysähdy kesken kaiken puuttuvien tietojen takia.
Mieti ensin, kuinka monta henkilöä toimistollasi työskentelee säännöllisesti. Tämä auttaa sinua valitsemaan sopivan toimitusmäärän, jotta hedelmiä riittää kaikille eikä niitä jää liikaa hävikkiin. Muista myös, onko osa tiimistäsi etätöissä, sillä hedelmät voi toimittaa myös suoraan työntekijöiden koteihin.
Varmista, että sinulla on seuraavat tiedot käsillä:
- Toimitusosoite tai osoitteet (toimisto tai kotiosoitteet etätyöntekijöille)
- Arvio henkilöstön määrästä, jolle hedelmiä tilataan
- Tieto siitä, haluatko jatkuvan viikoittaisen toimituksen vai kertaluonteisen tilauksen
- Laskutustiedot tai yrityksen Y-tunnus
- Yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero toimitusta varten
Kun nämä tiedot ovat tallessa, olet valmis siirtymään varsinaiseen tilaukseen. Prosessi nopeutuu huomattavasti, kun et joudu keskeyttämään tilausta tietojen etsimiseen.
Valitse sopiva hedelmälajitelma ja toimitustiheys
Valitse hedelmälajitelma henkilöstön määrän ja toiveiden perusteella. Hyvä nyrkkisääntö on laskea noin kaksi tai kolme hedelmää henkilöä kohden viikossa, mutta tämä vaihtelee tiimin ruokailutottumuksista riippuen. Voit aina muokata määrää myöhemmin kokemuksen karttuessa.
Pohdi myös toimitustiheyttä. Useimmille toimistoille viikoittainen toimitus toimii parhaiten, sillä hedelmät pysyvät tuoreina eikä niitä tarvitse varastoida pitkään. Jos toimistosi on pienempi tai henkilöstö käy harvemmin paikalla, harvempi toimitus voi olla käytännöllisempi vaihtoehto.
Muutama asia, jota kannattaa miettiä lajitelmaa valitessa:
- Monipuolisuus: Laaja valikoima eri hedelmiä pitää tarjonnan mielenkiintoisena ja palvelee erilaisia makuja
- Kausihedelmät: Kauden parhaat hedelmät ovat maukkaimpia ja tuoreimpia
- Pähkinät: Hedelmien lisäksi pähkinät täydentävät välipalatarjontaa ja sopivat monelle
- Etätyöntekijät: Harkitse, haluatko sisällyttää myös kotiin toimitettavia tilauksia tiimiläisille, jotka työskentelevät etänä
Kun olet päättänyt lajitelman ja toimitustiheyden, sinulla on kaikki tarvittava varsinaisen tilauksen tekemiseen.
Tee tilaus ja vahvista toimitustiedot
Siirry tilauslomakkeelle ja syötä valitsemasi vaihtoehdot. Prosessi on suoraviivainen, kun olet jo miettinyt lajitelman ja toimitustiheyden valmiiksi.
- Avaa tilaussivu ja valitse haluamasi hedelmälajitelma sekä koko
- Valitse toimitustiheys: viikoittainen, joka toinen viikko tai kertaluonteinen toimitus
- Syötä toimitusosoite tai osoitteet tarkasti, mukaan lukien mahdollinen kerros tai osasto
- Lisää yhteyshenkilön tiedot, jotta toimittaja tavoittaa sinut tarvittaessa
- Tarkista laskutustiedot ja valitse laskutustapa
- Käy tilauksen yhteenveto läpi ennen vahvistamista
Vahvistuksen jälkeen saat tilausvahvistuksen sähköpostiisi. Tarkista, että kaikki tiedot, erityisesti toimitusosoite ja toimituspäivä, ovat oikein. Jos huomaat virheen, ota yhteyttä mahdollisimman pian ennen ensimmäistä toimituspäivää.
Hyvä käytäntö on myös ilmoittaa toimistosi vastaanottoon tai muille asianomaisille henkilöille tulevasta toimituksesta, jotta joku on paikalla ottamassa paketin vastaan.
Vastaanota ensimmäinen toimitus ja tarkista laatu
Ensimmäinen toimitus on hyvä hetki varmistaa, että kaikki vastaa odotuksiasi. Varaa muutama minuutti toimituksen tarkistamiseen heti, kun se saapuu.
Tarkista toimitus seuraavasti:
- Avaa pakkaus ja katso, että hedelmät näyttävät tuoreilta ja ehjiltä
- Vertaa toimituksen sisältöä tilausvahvistukseen: määrä ja lajitelma vastaavat tilattua
- Huomioi pakkauksen kunto, sillä hedelmät toimitetaan kierrätettävässä kartonkipakkauksessa
- Aseta hedelmät tarjolle, esimerkiksi keittiöön tai yhteiselle alueelle, josta kaikki löytävät ne helposti
Jos jokin ei vastaa odotuksia, ota yhteyttä asiakaspalveluun mahdollisimman pian toimituksen jälkeen. Kirjaa ylös, mitä huomautettavaa toimituksessa oli, jotta pystyt kuvailemaan tilanteen selkeästi.
Kysy myös tiimiläisiltäsi palautetta ensimmäisen viikon jälkeen. Heidän mielipiteensä auttaa sinua arvioimaan, onko valittu lajitelma ja määrä sopiva vai tarvitseeko jotain muuttaa.
Muokkaa tilausta tarpeiden muuttuessa
Tiimin tarpeet muuttuvat ajan myötä. Henkilöstömäärä vaihtelee, sesonkiajat vaikuttavat toimistolla käymiseen, ja saatat huomata, että tietyt hedelmät menevät paremmin kuin toiset. Siksi on hyvä tietää, miten tilausta voi muokata joustavasti.
Yleisimmät muutostarpeet ja miten niihin kannattaa reagoida:
- Henkilöstömäärä kasvaa: Suurenna toimituksen kokoa, jotta hedelmiä riittää kaikille
- Kesäloma tai hiljaisempi kausi: Pienennä tilausta tai pidä toimitus tauolla lomakauden ajan
- Etätyön lisääntyminen: Harkitse kotitoimitusten lisäämistä etätyöntekijöille
- Palaute lajitelmasta: Pyydä muutoksia, jos tietyt hedelmät eivät mene tai joku toivoo erilaista valikoimaa
Tee tilausmuutokset hyvissä ajoin ennen seuraavaa toimituspäivää, jotta muutos ehtii varmasti vaikuttaa. Joustavuus on yksi hedelmätilauksen parhaista puolista: sinun ei tarvitse sitoutua yhteen ratkaisuun lopullisesti, vaan voit säätää tilausta tilanteen mukaan.
Säännöllinen tarkistus, esimerkiksi kerran kvartaalissa, auttaa pitämään tilauksen ajan tasalla ja varmistaa, että henkilöstösi saa parhaan mahdollisen hyödyn tuoreista hedelmistä.
Fruitbox on Suomen vanhin ja ainoa koko Suomeen toimittava yrityshedelmien toimittaja. Olitpa sitten Helsingissä, Oulussa tai missä päin Suomea tahansa, me toimitamme tuoreet hedelmät suoraan ovellesi. Tee hedelmätilaus työpaikallesi ja anna tiimillesi konkreettinen osoitus siitä, että heidän hyvinvoinnistaan välitetään.