Hedelmät työpaikalle kuulostavat yksinkertaiselta idealta, ja sitä se onkin. Silti moni HR-vastaava tai toimistoassistentti miettii, mistä aloittaa ja mitä kaikkea pitää ottaa huomioon ennen ensimmäistä toimitusta. Tämä opas käy läpi prosessin vaihe vaiheelta, jotta pääset alkuun nopeasti ja ilman turhaa säätämistä.
Koko prosessi vie yleensä vain muutaman tunnin aktiivista työtä. Tilaa hedelmätoimitus suoraan täältä ja aloita jo tällä viikolla.
Selvitä tarpeet ennen tilauksen tekemistä
Ennen kuin teet mitään tilauksia, kannattaa käyttää hetki tarpeiden kartoittamiseen. Tämä säästää aikaa myöhemmin ja varmistaa, että ensimmäinen toimitus vastaa odotuksia heti alusta alkaen.
Käy läpi seuraavat kysymykset:
- Kuinka monta henkilöä toimistolla työskentelee säännöllisesti?
- Onko osa henkilöstöstä etätöissä, ja haluatko tarjota heille hedelmät kotiin?
- Onko tiimissä allergioita tai erityisruokavalioita, jotka vaikuttavat lajitelmaan?
- Kuinka usein toimitus sopii parhaiten: viikoittain vai harvemmin?
- Mikä on budjetti per henkilö tai per toimitus?
Kun nämä tiedot ovat selvillä, sinulla on selkeä kuva siitä, mitä tarvitset. Tarpeiden selvittäminen etukäteen myös helpottaa perustelua johdolle, jos hedelmätoimitus vaatii hyväksynnän ennen käyttöönottoa.
Valitse sopiva hedelmälajitelma ja toimitusmalli
Valitse lajitelma, joka sopii tiimisi kokoon ja makuihin. Hyvä lähtökohta on monipuolinen peruslajitelma, joka sisältää tuttuja kauden hedelmiä. Se miellyttää useimpia ihmisiä eikä vaadi erityistä suunnittelua.
Toimitusmallissa on kaksi päävaihtoehtoa:
- Jatkuva tilaus: Hedelmät toimitetaan säännöllisesti, esimerkiksi kerran viikossa. Sopii toimistoille, joissa on vakiintunut henkilömäärä ja tasainen tarve.
- Määräaikainen tilaus: Toimitus tehdään tietyksi ajanjaksoksi, esimerkiksi projektin tai tapahtuman ajaksi. Sopii, jos tarve on tilapäinen tai haluat kokeilla palvelua ensin.
Mieti myös, haluatko toimittaa hedelmät pelkästään toimistolle vai myös etätyöntekijöiden koteihin. Etätoimitukset ovat kätevä tapa osoittaa huolenpitoa koko tiimille riippumatta siitä, missä kukin työskentelee. Kun olet valinnut lajitelman ja toimitusmallin, olet valmis tekemään tilauksen.
Tee tilaus ja vahvista toimitustiedot
Tilauksen tekeminen on suoraviivainen prosessi. Varmista, että sinulla on seuraavat tiedot valmiina ennen kuin aloitat:
- Toimitusosoite tai osoitteet (toimisto ja mahdolliset kotiosoitteet etätyöntekijöille)
- Toivottu toimituspäivä ja toistuvuus
- Laskutustiedot ja mahdollinen viite- tai kustannuspaikkanumero
- Yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero toimitusta varten
Täytä tilauslomakkeella kaikki pyydetyt tiedot huolellisesti. Kiinnitä erityistä huomiota osoitteeseen ja toimituspäivään, sillä ne ovat yleisimmät kohdat, joissa syntyy sekaannuksia. Tarkista tiedot vielä kerran ennen lähettämistä.
Tilauksen vahvistuttua saat kuittauksen, josta näet toimituksen yksityiskohdat. Jos jokin tieto näyttää väärältä, ota yhteyttä heti, jotta korjaus ehditään tehdä ennen ensimmäistä toimitusta.
Valmistaudu ensimmäiseen toimitukseen
Ensimmäinen toimitus on helppo ottaa vastaan, kun olet valmistautunut etukäteen. Muutama käytännön asia kannattaa hoitaa kuntoon hyvissä ajoin.
- Ilmoita tiimille tai toimiston vastaanottoon, että hedelmätoimitus alkaa. Näin kukaan ei ihmettele, mistä paketti on tullut.
- Varmista, että toimituspaikassa on sopiva tila hedelmille: taso, pöytä tai keittiönurkkaus, josta kaikki löytävät ne helposti.
- Nimeä yksi henkilö, joka ottaa ensimmäisen toimituksen vastaan ja tarkistaa, että kaikki on kunnossa.
Ensimmäisen toimituksen jälkeen kannattaa kysyä tiimiltä lyhyt palaute: olivatko hedelmät tuoreita, oliko määrä sopiva ja puuttuiko jotain? Tämä tieto on hyödyllistä, jos haluat myöhemmin muokata tilausta.
Muokkaa tilausta tarpeen muuttuessa
Tilanne toimistolla muuttuu: henkilömäärä vaihtelee, lomakausi alkaa tai tiimi laajenee. Hyvä hedelmätoimitus joustaa muutosten mukana, joten tilauksen päivittäminen kannattaa tehdä heti, kun tarve muuttuu.
Yleisimmät muutostilanteet ja miten toimia:
- Henkilömäärä kasvaa: Suurenna toimituksen kokoa, jotta kaikille riittää.
- Lomakausi tai hiljainen jakso: Pienennä toimitustiheyttä tai tauota toimitus väliaikaisesti.
- Etätyöntekijöitä tulee lisää: Lisää kotitoimitusosoitteet tilaukseen.
- Lajitelma ei miellytä: Vaihda lajitelma, jos tiimiltä tulee toistuvaa palautetta tietyistä hedelmistä.
Muutosten tekeminen on helpointa, kun olet yhteydessä hyvissä ajoin ennen seuraavaa toimituspäivää. Näin muutos ehditään huomioida ilman viiveitä.
Hedelmätoimitus toimistolle on yksi konkreettisimmista tavoista osoittaa, että henkilöstön hyvinvointi on oikeasti tärkeää. Me Fruitboxilla olemme toimittaneet tuoreita hedelmiä suomalaisille työpaikoille vuodesta 1994, ja toimitusalueemme kattaa koko Suomen. Olitpa sitten Helsingissä, Oulussa tai muualla, toimitus löytää perille. Tee tilaus tänään ja aloita matka kohti virkeämpää työpaikkaa.