Tuoreet hedelmät työpaikalle eivät synny itsestään. Hyvä aikomus ei riitä, jos toimitusrytmi ei toimi, hedelmät pilaantuvat ennen kuin kukaan ehtii syödä ne tai osa henkilöstöstä jää palvelun ulkopuolelle. Tässä oppaassa käymme läpi kaikki käytännön vaiheet, joilla saat hedelmätoimituksen toimimaan sujuvasti juuri teidän työpaikallanne.
Prosessi on suoraviivainen, kun tiedät, mistä aloittaa. Tilaa hedelmätoimitus ja tee henkilöstön hyvinvoinnista konkreettinen teko, ei pelkkä lupaus.
Selvitä toimitustiheys ja hedelmämäärä etukäteen
Ennen kuin teet yhtään tilausta, selvitä kaksi asiaa: kuinka usein hedelmät pitää toimittaa ja kuinka paljon niitä tarvitaan. Nämä kaksi tekijää määrittävät kaiken muun. Liian harvat toimitukset tarkoittavat, että hedelmät loppuvat kesken viikon. Liian tiheät toimitukset taas johtavat hukkaan, kun tuoreet hedelmät eivät ehdi kulua ennen seuraavaa erää.
Laske tarve näin:
- Selvitä toimistolla säännöllisesti työskentelevien henkilöiden määrä.
- Arvioi, kuinka moni heistä syö hedelmiä tyypillisesti päivässä. Realistinen arvio on noin puolet henkilöstöstä.
- Kerro päivittäinen kulutus toimitusvälin päivien määrällä. Esimerkiksi 20 henkilöä, joista 10 syö hedelmän päivässä, tarkoittaa noin 50 hedelmää viikossa.
- Lisää pieni varmuusmarginaali, noin 10 prosenttia, jotta hedelmät eivät lopu juuri ennen seuraavaa toimitusta.
Useimmille toimistoille viikoittainen toimitus toimii parhaiten. Se pitää hedelmät tuoreina eikä vaadi suurta varastointitilaa. Jos henkilöstö on pieni tai toimisto on auki vain osan viikosta, harkitse joka toinen viikko tapahtuvaa toimitusta. Kun olet laskenut arvion, kirjaa se ylös. Tarvitset tätä tietoa seuraavissa vaiheissa.
Valitse toimittaja, joka kattaa koko toimitusalueesi
Kaikki hedelmätoimittajat eivät toimi koko Suomessa. Tämä on käytännön ongelma erityisesti silloin, jos yrityksellänne on toimipisteitä useammalla paikkakunnalla tai jos henkilöstö työskentelee hajautetusti eri puolilla maata. Valitse toimittaja, jonka toimitusalue vastaa tarpeitanne nyt ja tulevaisuudessa.
Tarkista toimittajaa valitessasi nämä asiat:
- Toimitusalue: Kattaako toimittaja kaikki tarvitsemanne paikkakunnat?
- Toimitusvarmuus: Toimittaako yritys sovittuna päivänä sovittuun osoitteeseen?
- Hedelmien laatu: Tietääkö toimittaja hedelmien alkuperän ja tekeekö se yhteistyötä luotettavien tavarantoimittajien kanssa?
- Pakkaus: Onko pakkausmateriaali kierrätettävää?
- Tilausjousto: Voiko tilauksen keskeyttää tai muuttaa tarvittaessa?
Kun olet vertaillut vaihtoehdot näiden kriteerien perusteella, sinulla on selkeä kuva siitä, mikä toimittaja sopii parhaiten teidän tilanteeseenne. Toimitusvarmuus on yksi tärkeimmistä kriteereistä, sillä epäsäännölliset toimitukset heikentävät nopeasti henkilöstön luottamusta koko palveluun.
Tee tilaus ja määritä toimitusaikataulu
Kun olet valinnut toimittajan, tee tilaus ja sovi toimitusaikataulu. Tämä vaihe on lyhyt, mutta tee se huolellisesti, jotta toimitukset alkavat heti oikeaan rytmiin.
- Ilmoita toimitusosoite tai -osoitteet selkeästi, mukaan lukien mahdolliset porttikoodit tai muut pääsytiedot.
- Sovi toimituspäivä tai -päivät. Valitse päivä, jolloin toimistolla on varmasti henkilöstöä vastaanottamassa toimitus.
- Vahvista tilattava hedelmämäärä ja lajitelma. Monipuolinen valikoima toimii useimmille työpaikoille parhaiten.
- Sovi, onko tilaus jatkuva vai määräaikainen. Jatkuva tilaus on kätevin vaihtoehto, jos tarve on säännöllinen.
- Tarkista tilausvahvistus ja varmista, että kaikki tiedot ovat oikein ennen ensimmäistä toimitusta.
Ensimmäisen toimituksen jälkeen kannattaa kerätä nopea palaute henkilöstöltä: riittikö määrä, olivatko hedelmät tuoreita ja löysikö kaikki ne helposti? Pienet säädöt alkuvaiheessa säästävät vaivaa myöhemmin.
Järjestä hedelmien vastaanotto ja säilytys toimistolla
Toimitus ei pääty siihen, kun paketti saapuu ovelle. Hedelmien asianmukainen säilytys vaikuttaa suoraan siihen, kuinka kauan ne pysyvät tuoreina ja kuinka houkuttelevasti ne ovat esillä. Tämä vaihe on helppo ohittaa, mutta se kannattaa hoitaa kunnolla.
Nimeä vastuuhenkilö, joka huolehtii hedelmien vastaanotosta toimituspäivänä. Vastuuhenkilö voi olla toimistoassistentti, taukotilavastuuhenkilö tai kuka tahansa, joka on paikalla säännöllisesti. Tärkeintä on, että joku tietää odottaa toimitusta ja vie hedelmät oikeaan paikkaan.
Säilytyksessä huomioi nämä käytännön asiat:
- Sijoita hedelmät näkyvälle paikalle, esimerkiksi taukotilan pöydälle tai keittiön tiskille. Piilossa olevat hedelmät jäävät syömättä.
- Pidä banaanit, omenat ja päärynät huoneenlämmössä. Sitrushedelmät kestävät myös viileämpää.
- Tarkista hedelmät toimituspäivänä ja poista mahdolliset vioittuneet yksilöt heti.
- Jos hedelmät uhkaavat jäädä syömättä ennen seuraavaa toimitusta, muistuta henkilöstöä esimerkiksi sisäisessä viestintäkanavassa.
Kun vastaanotto ja säilytys sujuvat rutiinilla, hedelmät kuluvat tasaisesti ja toimitus tuntuu vaivattomalta osalta arkea.
Laajenna palvelu etätyöntekijöille kotiin asti
Jos osa henkilöstöstä työskentelee etänä, toimistolla tarjottavat hedelmät eivät tavoita heitä. Tasa-arvoinen henkilöstöetu tarkoittaa, että kaikki saavat saman hyödyn riippumatta siitä, missä he työskentelevät. Hyvä uutinen on, että hedelmätoimituksen voi ulottaa suoraan kotiin.
Toimi näin, kun laajennat palvelun etätyöntekijöille:
- Kartoita, kuinka moni etätyöntekijöistä haluaa hedelmätoimituksen kotiin. Lyhyt kysely sisäisessä kanavassa riittää.
- Kerää kiinnostuneiden kotiosoitteet ja sovi toimittajan kanssa, miten kotitoimitukset järjestetään.
- Päätä, toimitetaanko hedelmät viikoittain vai harvemmin. Etätyöntekijälle joka toinen viikko voi olla sopivampi rytmi kuin toimistolle.
- Tiedota etätyöntekijöille edusta selkeästi, jotta he tietävät, milloin toimitus saapuu ja mitä se sisältää.
Kotitoimitus on konkreettinen osoitus siitä, että henkilöstöstä välitetään myös toimiston ulkopuolella. Se on helppo tapa vahvistaa yhteenkuuluvuuden tunnetta ja osoittaa, että etätyöntekijät ovat yhtä lailla osa tiimiä.
Kaikki edellä kuvatut vaiheet onnistuvat sujuvasti, kun valitset toimittajan, jolla on kokemus ja kattavuus koko Suomeen. Me Fruitboxilla olemme toimittaneet hedelmiä suomalaisille työpaikoille vuodesta 1994, ja olemme ainoa yrityshedelmätoimittaja, jonka toimitusalue kattaa koko Suomen. Tilaukset onnistuvat jatkuvina tai määräaikaisina, ja toimitus tapahtuu sovittuna päivänä sovittuun osoitteeseen, niin toimistolle kuin etätyöntekijöiden koteihin. Tilaa hedelmätoimitus tästä ja aloita henkilöstönne hyvinvoinnin tukeminen heti.